Wednesday, May 29, 2024


W jaki sposób zakup artykułów biurowych umożliwia sprawną organizację pracy w firmie?

Prowadzenie działalności gospodarczej w każdej branży wiąże się z szeregiem czynności związanych z prowadzeniem dokumentacji dotyczącej produkcji, wymianą korespondencji z…

By Copywriter , in Biuro i praca , at 7 października, 2021

Prowadzenie działalności gospodarczej w każdej branży wiąże się z szeregiem czynności związanych z prowadzeniem dokumentacji dotyczącej produkcji, wymianą korespondencji z klientami i kontrahentami oraz bieżącymi sprawami kadrowymi i finansowymi. Podstawą sprawnego funkcjonowania działu administracyjnego jest dobre zorganizowanie pracy biura i zaopatrzenie pracowników w odpowiednie artykuły do tworzenia i przechowywania dokumentów firmowych. Różnego typu akcesoria biurowe pozwalają na utrzymywanie porządku w gromadzonych aktach, a co za tym idzie szybki dostęp do potrzebnych w danej chwili pism.

Artykuły piśmienne

Praca w sekretariacie firmy polega głównie na przyjmowaniu nadchodzącej korespondencji, rejestrowaniu rozmów telefonicznych, umawianiu terminów spotkań oraz wysyłaniu pism urzędowych. W zawiązku z tym, niezbędny jest zakup artykułów biurowych, które pracownicy muszą mieć zawsze pod ręką. W każdym biurze nieodzowne są:

Materiały pomocnicze

Aby przygotować korespondencję do wysyłki, pracownik musi być wyposażony w komplet kopert o różnych formatach, spinacze, nożyczki, klej. Ponadto na biurku pracownicy sekretariatu musi się znaleźć datownik, zestaw pieczęci firmowych, pojemnik na wizytówki. Dużym ułatwieniem w rejestrowaniu i przekazywaniu bieżących informacji jest kołonotatnik i tablica ścienna, na której można przytwierdzać karteczki za pomocą kolorowych pinezek. Aby różne drobne akcesoria znajdowały się zawsze na swoim miejscu, warto poszerzyć zakup artykułów biurowych o funkcjonalne pojemniki w postaci pudełek, koszyków lub specjalnie zaprojektowanego przybornika. Dobrze też sprawdzają się kompaktowe półki do ustawienia na biurku. Oznakowane samoprzylepnymi etykietami pomagają segregować pisma dotyczące różnych działów. 

Jak archiwizować dokumenty osobowe i księgowe?

W zarządzaniu firmową dokumentacją dominuje technologia cyfrowa. Dane są gromadzone i przechowywane w plikach komputerowych, gdzie mogą być w każdej chwili dostępne do wglądu i wydruku. Dlatego zakup artykułów biurowych powinien uwzględniać sporą ilość papieru do drukarki, zapas kartridży z kolorowym tuszem do drukarki atramentowej lub toneru do sprzętu laserowego. Uchroni to przed dezorganizacją pracy, w razie gdy niespodziewanie wyczerpią się posiadane zasoby. Aby wydrukowane dokumenty przechowywać zgodnie z zasadami prawidłowej archiwizacji potrzebne są:

  • teczki kartonowe A4,
  • plastikowe teczki kopertowe w różnych formatach,
  • skoroszyty,
  • segregatory,
  • koszulki na pisma,
  • dziurkacz,
  • zszywacz.

Przydają się również przejrzyste kieszonki na etykiety. Takie oznakowanie umożliwia zmianę przeznaczenia teczek lub segregatorów, bez konieczności nabywania kolejnych. Dobrze przemyślany zakup artykułów biurowych w odpowiednich ilościach dostosowanych do potrzeb i specyfiki działalności firmy, jest podstawą prawidłowej organizacji pracy biura.

Comments