W jaki sposób zakup artykułów biurowych umożliwia sprawną organizację pracy w firmie?
Prowadzenie działalności gospodarczej w każdej branży wiąże się z szeregiem czynności związanych z prowadzeniem dokumentacji dotyczącej produkcji, wymianą korespondencji z…
Prowadzenie działalności gospodarczej w każdej branży wiąże się z szeregiem czynności związanych z prowadzeniem dokumentacji dotyczącej produkcji, wymianą korespondencji z klientami i kontrahentami oraz bieżącymi sprawami kadrowymi i finansowymi. Podstawą sprawnego funkcjonowania działu administracyjnego jest dobre zorganizowanie pracy biura i zaopatrzenie pracowników w odpowiednie artykuły do tworzenia i przechowywania dokumentów firmowych. Różnego typu akcesoria biurowe pozwalają na utrzymywanie porządku w gromadzonych aktach, a co za tym idzie szybki dostęp do potrzebnych w danej chwili pism.
Artykuły piśmienne
Praca w sekretariacie firmy polega głównie na przyjmowaniu nadchodzącej korespondencji, rejestrowaniu rozmów telefonicznych, umawianiu terminów spotkań oraz wysyłaniu pism urzędowych. W zawiązku z tym, niezbędny jest zakup artykułów biurowych, które pracownicy muszą mieć zawsze pod ręką. W każdym biurze nieodzowne są:
- ołówki, długopisy,
- markery, zakreślacze,
- gumki do wycierania, korektory w płynie albo taśmie,
- papier firmowy, zeszyty, bloki, notesy,
- kalendarz,
- karteczki samoprzylepne.
Materiały pomocnicze
Aby przygotować korespondencję do wysyłki, pracownik musi być wyposażony w komplet kopert o różnych formatach, spinacze, nożyczki, klej. Ponadto na biurku pracownicy sekretariatu musi się znaleźć datownik, zestaw pieczęci firmowych, pojemnik na wizytówki. Dużym ułatwieniem w rejestrowaniu i przekazywaniu bieżących informacji jest kołonotatnik i tablica ścienna, na której można przytwierdzać karteczki za pomocą kolorowych pinezek. Aby różne drobne akcesoria znajdowały się zawsze na swoim miejscu, warto poszerzyć zakup artykułów biurowych o funkcjonalne pojemniki w postaci pudełek, koszyków lub specjalnie zaprojektowanego przybornika. Dobrze też sprawdzają się kompaktowe półki do ustawienia na biurku. Oznakowane samoprzylepnymi etykietami pomagają segregować pisma dotyczące różnych działów.
Jak archiwizować dokumenty osobowe i księgowe?
W zarządzaniu firmową dokumentacją dominuje technologia cyfrowa. Dane są gromadzone i przechowywane w plikach komputerowych, gdzie mogą być w każdej chwili dostępne do wglądu i wydruku. Dlatego zakup artykułów biurowych powinien uwzględniać sporą ilość papieru do drukarki, zapas kartridży z kolorowym tuszem do drukarki atramentowej lub toneru do sprzętu laserowego. Uchroni to przed dezorganizacją pracy, w razie gdy niespodziewanie wyczerpią się posiadane zasoby. Aby wydrukowane dokumenty przechowywać zgodnie z zasadami prawidłowej archiwizacji potrzebne są:
- teczki kartonowe A4,
- plastikowe teczki kopertowe w różnych formatach,
- skoroszyty,
- segregatory,
- koszulki na pisma,
- dziurkacz,
- zszywacz.
Przydają się również przejrzyste kieszonki na etykiety. Takie oznakowanie umożliwia zmianę przeznaczenia teczek lub segregatorów, bez konieczności nabywania kolejnych. Dobrze przemyślany zakup artykułów biurowych w odpowiednich ilościach dostosowanych do potrzeb i specyfiki działalności firmy, jest podstawą prawidłowej organizacji pracy biura.
Comments